Un message d’absence bien formulé est une marque de professionnalisme. Il est donc préférable de ne pas négliger cette étape.
Voici quelques conseils :
- rédigez un objet évocateur : « Absent du bureau », « De retour le… » ;
- commencez par une formule d’appel : « Madame, Monsieur, » ou tout simplement « Bonjour, » ;
- n’hésitez pas à remercier votre interlocuteur pour son message, il se sentira valorisé ;
- définissez précisément la période d’absence : « Je suis absent(e) du… au… inclus » ;
- proposez les coordonnées d’un collègue à contacter en cas d’urgence en privilégiant son e-mail plutôt que son numéro de téléphone. Si vos courriels ne peuvent pas être transférés il est souhaitable de le signaler ;
- insérez une formule de politesse et votre signature ;
- rédigez sans fautes, notamment si vous précisez que vous partez « en vacances » ou « en congé ». Dans cette dernière locution « congé » s’emploie au singulier.
En résumé, soyez concis. Vous pouvez tout à fait ajouter une petite touche personnelle si votre contexte professionnel le permet.
Formatrice en orthographe et écrits professionnels
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